POV: hai finalmente aperto la tua Partita IVA in regime forfettario e sei felice, la tua attività in proprio può finalmente cominciare. Fai la check-list di ciò che ti serve per la tua professione, per il tuo ufficio, per i tuoi social… non dimentichi nulla? Ti sembra proprio di no, vero?
Forse una delle cose più importanti a cui devi pensare quando diventi libero professionista è la modalità con cui manderai le fatture elettroniche ai tuoi clienti. Non è facoltativo, ma obbligatorio inviare le fatture in formato elettronico XML ed è fondamentale acquisire il software giusto per poterlo fare.
Questa guida pratica ti aiuta a capire perché molti professionisti e micro-imprese preferiscono un software dedicato rispetto all’uso del portale dell’Agenzia delle Entrate, e quali sono i criteri concreti da usare per scegliere la soluzione migliore — soprattutto se vuoi poter lavorare da PC, tablet e smartphone.
Nota rapida: questo articolo fornisce indicazioni pratiche ma non sostituisce il parere del commercialista. Per aspetti fiscali specifici (es. causali, esclusioni, compilazione per regime forfettario) confrontati sempre con il tuo consulente.
Perché non usare il portale dell’Agenzia delle Entrate
Se non hai un software specifico per creare e inviare le tue fatture elettroniche, il portale dell’Agenzia delle Entrate è una soluzione gratuita, utile in molte situazioni. Tuttavia il portale stesso può essere un po’ ostico da utilizzare e per chi emette fatture con frequenza anche moderata il software dedicato offre vantaggi operativi e di efficienza che possono fare la differenza nella routine amministrativa. Vediamo perchè:
Vantaggi di un software dedicato vs portale dell’Agenzia delle Entrate
- Automazione e risparmio di tempo: il software permette di generare, inviare e monitorare le fatture con pochi clic e spesso con modelli precompilati; niente copia/incolla manuale dei dati ogni volta.
- Gestione anagrafica centralizzata: clienti, prodotti/servizi, aliquote e descrizioni salvate rendono più veloce l’emissione ricorrente.
- Integrazione con altri strumenti: import/export CSV, integrazione con gestionali, con soluzioni di contabilità o con i servizi del commercialista.
- Controlli automatici: verifica dei campi obbligatori, coerenza della partita IVA/Codice Fiscale, gestione codici destinatario/PEC, riducendo errori e scarti.
- Template e personalizzazione: logo, note, condizioni di pagamento e layout professionali già pronti.
- Tracciamento e notifiche: ricevute di consegna, scarti e notifiche push/email ti tengono aggiornato senza dover accedere ogni volta al portale.
- Conservazione sostitutiva : molti software offrono (o integrano) servizi di conservazione a norma, evitando file sparsi e semplificando l’archiviazione digitale.
- Reportistica e cruscotti: riepiloghi mensili, estratti conto clienti, fatturato per commessa o per categoria utili per decisioni rapide.
- Facilità d’uso su volumi maggiori: se emetti più di poche fatture al mese, il valore del tempo risparmiato cresce rapidamente.
Criteri per scegliere un buon software (soprattutto per i forfettari)
Quando valuti un prodotto, non fermarti al prezzo: usa questi criteri come checklist pratica per scegliere il software giusto per te:
1. Semplicità e onboarding
- Interfaccia chiara, flussi guidati per la prima fattura da emettere.
- Importazione anagrafiche e archivi (CSV, Excel).
- Assistenza/guide video per le prima configurazioni.
2. Conformità e sicurezza
- Invio diretto al Sistema di Interscambio (SdI) oppure tramite provider accreditato.
- Crittografia dei dati e backup.
- Opzione di conservazione sostitutiva a norma (verifica costi e modalità).
- GDPR: politiche chiare su dati personali e conservazione.
3. Funzionalità fiscali utili per il forfettario
- Possibilità di impostare causali specifiche per il regime forfettario (es. esenzione IVA o rigo note).
- Gestione delle casse previdenziali, ritenute o rivalsa (se applicabili).
- Monitoraggio dei limiti di fatturato (utile per controllare i paletti del regime).
4. Multidevice e accessibilità
- Web app responsive: accesso da browser senza installare nulla.
- App mobile (iOS/Android) per emissione rapida in mobilità.
- Versione desktop o client se preferisci lavorare offline.
- Sincronizzazione in cloud e funzionamento offline con sincronizzazione successiva.
- Possibilità di concedere accesso in lettura al commercialista.
5. Reportistica e dashboard
- Report su fatturato, scadenze, ritardi nei pagamenti.
- Filtri per periodo, cliente, progetto.
- Esportazione report per analisi o controllo tasse.
6. Prezzo e modello commerciale
- Chiarezza sui costi: canone mensile, per fattura, o free con opzioni a pagamento.
- Costi aggiuntivi per conservazione o invii massivi.
- Prova gratuita o piano base per testare l’uso reale.
7. Assistenza e affidabilità del fornitore
- Supporto via chat/telefono/email e orari.
- Aggiornamenti continui (normativa e tecnica).
- Referenze e recensioni di altri professionisti.
Compatibilità e prestazioni su dispositivi diversi
Per una partita IVA che lavora da smartphone, tablet e PC, la compatibilità è cruciale: ti troverai spesso in situazioni per cui mandare la fattura o salvarla in bozze non sarà possibile dal PC che usi di solito. Ecco come valutarla concretamente.
Soluzioni da considerare
- Web app (browser): la soluzione più flessibile. Cerca app responsive che funzionino su Chrome, Safari e Edge, non avrai problemi ad utilizzare i vari browser dei tuoi dispositivi.
- App mobile dedicate: utili per emettere fatture immediate, scansionare documenti o ricevere notifiche.
- Client desktop: utile se lavori offline o hai bisogno di funzionalità avanzate e integrazione locale (meno comune per micro-imprese).
- PWA (Progressive Web App): combina i vantaggi del web con accesso offline e notifiche push, senza installare app dallo store.
Piccoli consigli operativi per voi forfettari
- Se usi il forfettario, configura i template delle fatture per specificare “Regime Forfettario — art. …” e le diciture corrette consigliate dal commercialista (così eviti errori).
- Mantieni un backup periodico dei dati, anche se il provider è cloud: ridurrai sensibilmente ill rischio di perdere dei dati importanti per la tua attività.
- Testa l’invio con una fattura “di prova” verso un tuo indirizzo PEC per vedere l’intero flusso SdI → notifica, così la prima volta che manderai una fattura “vera” non sarai impreparato.
- Valuta il rapporto tempo/denaro: un canone mensile che ti fa risparmiare ore di lavoro e sbattimenti al mese è decisamente più conveniente.
- Chiedi sempre una modalità di esportazione contabile che il tuo commercialista possa importare facilmente: così sarà più semplice anche per lui gestire la tua Partita IVA
Conclusione
Per una partita IVA in regime forfettario, scegliere un software dedicato per l’invio delle fatture elettroniche significa soprattutto recuperare tempo, ridurre errori e avere strumenti (report, integrazioni, conservazione) che il portale dell’Agenzia non è pensato per offrire in modo “business”. Noi di Fatturrà abbiamo una soluzione software pensata proprio per te forfettario che vuoi una soluzione semplice e senza pensieri. Che ne dici di toccarla con mano e da vicino ad un webinar dedicato? Vieni a scoprire il futuro della fatturazione elettronica: ti aspettiamo il 19 Dicembre alle ore 18:00 per un webinar dove ti illustreremo tutta la potenza e la semplicità della nostra web app. Ti aspettiamo! Clicca qui per iscriverti.
